Блог о HelpDesk

Обрабатывать клиентские заявки со смартфона стало еще удобнее в новой версии приложения HappyDesk. К примеру, списки обращений и диалогов теперь фильтруются по нескольким параметрам, в том числе по датам, исполнителям, заявителям, статусам и категориям. При необходимости в приложении можно выбирать преднастроенные списки для работы с обращениями. В раздел «Обращения» также добавили строку поиска, благодаря чему операторы смогут быстро находить нужные запросы. Ускорят обработку обращений и шаблоны ответов, которые вставляются в переписку в пару кликов.В разделе «Диалоги» появилась возможность отвечать на выбранное сообщение, а также удалять сообщения. Кроме того, в приложении теперь есть раздел с профилем пользователя системы — там можно сменить пароль или загрузить свой аватар.

Вышла новая версия Admin24 – Service Desk. Теперь в Telegram.A24 и Admin24 – Service Desk поддерживается работа с роботами, триггерами и бизнес-процессами Битрикс24 через открытые линии, подключённые к Telegram. Например, робот «Отправить сообщение в чат» — в нужный момент отправляет сообщение клиенту в мессенджеры и соцсети, чтобы передать информацию или сообщить об изменениях. Также, в новой версии стала доступна возможность удалять и редактировать сообщения в открытых линиях Telegram.A24. Появилась фильтрация по полям формы. Появилась настройка, которая позволяет автоматически создавать компанию в Битрикс24 при получении заявки. Добавлена функция, которая позволяет автоматически принимать заявки. Вы можете выбрать количество дней, через которое заявка будет считаться подтверждённой клиентом.

В ITSM 365 усовершенствована работа с текстом RTF. Теперь в формах заявки помещается еще больше полезной информации, которая помогает специалистам быстрее решать проблемы пользователей. Для этого была оптимизирована высота текстовых полей. Она автоматически подстраивается под объем теста: увеличивается в случае нехватки места или уменьшается при удалении лишних данных. Для объемных текстовых материалов – комментариев, статей, отчетов – предусмотрен полноэкранный режим. Все это позволяет пользователю максимально подробно описать свою проблему, а специалисту - более эффективно вести коммуникацию по обращениям и отчитываться о проделанных работах.

Хелпдеск-система HelpDeskEddy реализовала интеграцию с Поинтером – популярным сервисом для сбора отзывов из Яндекс/Google карт, 2ГИС, Zoon и других платформ. Расширьте количество источников, откуда ваша компания может получать и обрабатывать обращения клиентов: помимо ранее доступных каналов мессенджеров, соцсетей, чата, почты, телефона и других каналов, теперь можно будет собирать отзывы из популярных геосервисов и отзовиков. При этом весь процесс полностью автоматизирован: как только пользователь оставил свой отзыв, то вы сразу же узнаете о нём и сможете быстро среагировать, ведь он поступит в HelpDeskEddy в виде отдельной заявки со всей необходимой информацией.

HappyDesk может получать сообщения не только из личных переписок в Telegram, но и из групповых чатов. Для этого нужно настроить специального бота — пользователи системы получат подробную инструкцию. После добавления бота в чат все сообщения от участников попадают в один диалог HappyDesk. В helpdesk’е видно как название чата, так и имя автора сообщения. Соответственно, ответы агентов отображаются в общей группе. Если сотрудник хочет обратиться к конкретному человеку, он может его упомянуть. Для этого нужно кликнуть на три точки напротив имени нужного собеседника, и упоминание сразу добавится в форму ответа.

Следить за состоянием задач, заведенных в Jira, теперь можно напрямую из HappyDesk. В helpdesk’е доступно два типа подключения в зависимости от того, какая версия Jira используется, — облачная или коробочная. Важно, чтобы интеграцию настраивал сотрудник с правами администратора в Jira. Задачи, созданные на платформе, можно связывать с тикетами в HappyDesk. Информация по ним обновляется автоматически: пользователи будут сразу узнавать об изменении статусов задач, назначении исполнителей, появлении новых комментариев и т. д. Привязка отображается в специальном блоке в обращении. При необходимости заявку можно отвязать.

В HappyDesk добавили расчет основных показателей по работе с диалогами. В этот раздел попадают сообщения, поступившие в helpdesk из мессенджеров и онлайн-чатов. Вся информация отображается на интерактивном дашборде. Пользователи могут выбрать нужный период, а также исполнителей или группы исполнителей, по которым требуются данные. Отчет показывает, сколько новых диалогов поступило за обозначенный период, сколько из них было закрыто, сколько в среднем времени сотрудники тратили на то, чтобы дать клиенту первый ответ, а сколько — на закрытие диалога в целом. Пользователи также могут увидеть список тегов и категорий, которые применялись к чатам в указанный период. Это позволяет понять, с какими группами вопросов клиенты обращаются в службу поддержки чаще всего.

Обновление ITSM 365 оптимизировало работу выездных инженеров, которым стало еще проще подтвердить выполнение работ. Теперь форма отчета о решении появляется в заявке автоматически. Инженер предоставляет свой смартфон представителю заказчика, чтобы тот расписался прямо в мобильной форме заявки и подтвердил принятие работ. Далее инженер составляет в мобильном приложении акты с подписью заказчика и печатью компании, указанием предоставленного сервиса, а также объекта обслуживания. Все это существенно упрощает документооборот и повышает прозрачность взаимодействия с заказчиками.

Раньше триггеры в HappyDesk срабатывали только после определенных событий: когда в тикете появлялся комментарий, когда менялся его статус и т. д. Теперь система может реагировать и на отсутствие действий. Допустим, оператор отправил клиенту сообщение, но он не отвечает уже несколько дней. Возможно, письмо потерялось или человек смог сам решить проблему. HappyDesk можно настроить так, чтобы по прошествии определенного времени после того, как сотрудник написал ответ — скажем, трех часов, — автору заявки отправлялся уточняющий запрос. Так клиенты точно будут знать, что в компании о них помнят. Такие триггеры также помогают контролировать качество работы агентов. Например, если после создания обращения прошли сутки, а оператор на него никак не отреагировал, ему придет напоминание о том, что заявитель ждет ответа.

В хелпдеск-системе HelpDeskEddy разработчики полностью переделали интерфейс и функционал макросов – инструмента для выполнения множества действий одновременно за один клик. В инструменте обновился дизайн и добавлено множество улучшений: описание макроса, возможность их группировки (создание родительских/дочерних макросов), использование шаблонов ответа из базы знаний, а также предпросмотр действий перед их выполнением, чтобы оператор смог ознакомиться с набором действий перед использованием макроса и даже внести некоторые правки.